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03.12.2016
Arbeitszeiterfassung mit der Abacus Business Software

Die Erfassungspflicht von Arbeitszeiten wird derzeit heiss diskutiert. Und das, obwohl die grundsätzliche Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Unterbrüchen der Arbeitsleistung schon lange besteht. Aufwind erhalten hat die Debatte durch das Inkrafttreten der Anpassungen in der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1). Diese erlaubt unter strengen Voraussetzungen neue Erleichterungen oder sogar den Verzicht auf eine Arbeitszeiterfassung.


Die Vorschriften zur Erfassung der Arbeitszeiten sind ziemlich komplex. Für Arbeitgeber und Entwickler von Zeiterfassungssoftware stellen sie eine Herausforderung dar. Einerseits gilt es, den gesetzlichen Rahmenbedingungen zu entsprechen. Andererseits sollte sich die Arbeitszeit möglichst nutzerfreundlich erfassen lassen. Dies sowohl für den Nutzer, den Erfasser der Arbeitszeit also, als auch für Vorgesetzte und Personalverantwortliche. Nur so ziehen alle einen möglichst grossen Nutzen aus den erhobenen Daten. Darüber hinaus müssen die Unternehmen abwägen, wie viel Flexibilität sie ihren Mitarbeitenden in der Gestaltung ihrer Arbeitszeit gewähren und wie viel Flexibilität sie als Arbeitgeber selber benötigen.
 
Bei der Einführung oder Überarbeitung der Arbeitszeiterfassung kann es sich nie um ein reines IT-Projekt handeln. Eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Lösung bedarf zum einen Erfahrung in der Parametrierung und Individualisierung, zum anderen einer ganzheitlichen Betrachtung sämtlicher Aspekte im Hinblick auf Recht, Personalkosten und Lohnbuchhaltung. Als professionelle Software und Hardware empfehlen sich auf jeden Fall Produkte, die mit der bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware mindestens über eine Schnittstelle kommunizieren können.
 
PwC implementiert seit 30 Jahren Abacus Business Software bei Kunden. Diese profitieren dabei sowohl von der langjährigen Erfahrung der PwC in der Parametrierung und Individualisierung als auch vom Netzwerk diverser Fachspezialisten. Mit deren Hilfe können sämtliche Aspekte der Arbeitszeiterfassung professionell und individuell bearbeitet werden. Das schafft Mehrwert und zufriedene Nutzer. Denn diesen bietet PwC eine integrierte Softwarelösung, mit der sie beinahe sämtliche Geschäftsprozesse aus einer einzigen Quelle erfassen, überwachen und steuern können.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Die wichtigsten Rechtsquellen für Bestimmungen zur Arbeitszeit und deren Erfassung finden sich im OR und im Arbeitsgesetz. Das OR enthält punktuell grobe Vorgaben, die das Arbeitsgesetz und die dazugehörigen Verordnungen präzisieren und erweitern. Das Gesetz schreibt die Form, in der die Arbeitszeiten erfasst werden müssen, nicht vor. Ein Unternehmen kann also frei wählen, ob es die Arbeitszeit mit handschriftlichen Notizen, über eine Excel-Tabelle oder mit Unterstützung einer passenden Software oder Hardware erfasst. Die Vorgaben verlangen nur, dass die erfassten Daten klar und verständlich sein sollen und mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
 
Mit den jüngsten Anpassungen der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz wurden für bestimmte Mitarbeiterkategorien Erleichterungen in der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eingeführt. So sieht Artikel 73a ArGV1 vor, dass einzelne Mitarbeitergruppen unter strengen Voraussetzungen gänzlich von der Pflicht zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten entbunden werden können. Artikel 73b ArGV1 erlaubt es einer zweiten Kategorie von Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiterfassung auf die tägliche Netto-Arbeitszeit zu reduzieren.
 
Die neuen Bestimmungen ändern nichts an der Tatsache, dass ein bestimmter Teil der Mitarbeiter (in der Regel die Mehrheit) auch nach Einführung dieser neuen Bestimmungen ihre Arbeitszeiten weiterhin detailliert erfassen müssen.

Benutzerfreundlichkeit gleich Akzeptanz

Bei der Wahl eines für die individuellen Rahmenbedingungen geeigneten Zeitwirtschaftssystems ist es elementar, dass dieses die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation und Ausweisung der verschiedenen Zeitarten einhält. Ein Unternehmen muss ebenfalls sicherstellen, dass die Zeiterfassungslösung von den Nutzern und Vorgesetzten akzeptiert wird und aussagekräftige Auswertungen der erhobenen Daten zulässt.
 
Benutzerfreundlichkeit eines Arbeitszeiterfassungssystems bedeutet, dass sich die Erfassung mit minimalem Zeitaufwand vornehmen lässt und weitgehend selbsterklärend ist. Zudem soll es die Möglichkeit bieten, dezentrale Arbeitsverhältnisse abzubilden. Heute arbeiten nicht mehr nur Mitarbeitende im Aussendienst regelmässig ausserhalb eines fix zugewiesenen Arbeitsplatzes. Auch Techniker, Kundenberater oder IT-Mitarbeitende erbringen ihre Dienstleistung oft direkt vor Ort beim Kunden. Auch die Arbeit von zuhause aus muss von einer Zeitwirtschaftslösung abgebildet werden können.

Zeiterfassung mit der Abacus Business Software

Mit ihren Softwarelösungen bietet Abacus vielseitige Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung den Bedürfnissen eines Betriebs anzupassen. So lassen sich Arbeitszeiten über mehrere Kanäle erfassen: direkt in der Software, mit Tagesrapporten – zum Beispiel für das Erfassen von Daten ganzer Teams wie in der Reinigungs- oder Baubranche üblich – via Web mit MyAbacus oder mobil mit den Apps AbaCliK für Smartphones auf iOS und Android sowie AbaSmart für iPad. Diese Vielfalt hilft, die Bedürfnisse eines Unternehmens optimal abzubilden.
 
Bei der Zeiterfassung direkt in der Abacus Business Software lassen sich Arbeitszeiten auf Tätigkeiten, Projekte oder Serviceverträge verbuchen. Die Parametrisierung ist dank der Hinterlegung von hierarchischen Stammfeldern (Organisationsfelder) sehr vielfältig. Über diese Stammfelder lassen sich die in einem Arbeitszeitreglement definierten Rahmenbedingungen abbilden. Durch das Führen verschiedener Zeitkonten für Arbeitszeit, Feiertagsentschädigung, Sonntagsentschädigung, Nachtarbeit, Überzeit usw. kann die korrekte Zeiterfassung nach OR und Arbeitsgesetz sichergestellt werden. Die Buchung der Zeiteinträge auf die verschiedenen Zeitkonten erfolgt dabei automatisch. Die direkte Schnittstelle zum Lohnbuchhaltungsmodul erlaubt eine nahtlose Auszahlung der Zuschläge, falls dies gewünscht oder notwendig ist.
 
Grosse Flexibilität bietet sich den Nutzern von Apps wie AbaCliK für Smartphones. Örtlich absolut unabhängig lassen sich damit verschiedene Funktionen ausführen: Projektzeit-, Arbeitszeit- und Spesenerfassung sowie Zugriff auf Personaldaten, Dokumente, Messaging mit anderen Nutzern, Aufgaben an andere Nutzer zuweisen usw. Die Fähigkeiten moderner Smartphones kommen dabei voll zum Tragen: Beispielsweise können durch das Scannen von Bar- oder QR-Codes Tätigkeiten oder Projekte erfasst werden, die Zeiterfassung wird teilautomatisiert (NFC-Tags) oder über Zonenerkennung (GPS) sogar vollautomatisiert.

Auslegungs- und Abgrenzungsfragen

Auch eine benutzerfreundliche Softwarelösung, die alle gesetzlichen Rahmenbedingungen umfassend abbildet, stösst an ihre Grenzen, wenn in bestimmten Situationen nicht eindeutig zwischen Arbeitstätigkeit oder Freizeit unterschieden werden kann. Heute verschwimmen Arbeits- und Freizeit zunehmend. Auch vor dem Hintergrund beruflicher Mobilität, Geschäftsreisen im In- und Ausland oder beim immer wichtiger werdenden Networking ist die Abgrenzung zwischen der (zu erfassenden) Arbeitszeit und Freizeit unklar.
 
Die Zeiterfassung muss daher mit dem gewählten System auf der Basis eines durchdachten und möglichst alle Aspekte der Arbeitszeit abbildenden Arbeitszeitreglements erfolgen. Zu berücksichtigen sind dabei die unternehmensspezifischen Arbeitsverhältnisse und Rahmen-bedingungen wie Home Office, Geschäftsreisen und Geschäftsessen.

Fazit

Eine rechtskonforme Abbildung der gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung muss ganzheitlich betrachtet und unter Einbezug verschiedener Know-how-Träger erarbeitet werden. Zunächst muss ein Unternehmen sicherstellen, dass die Rahmenbedingungen zur Arbeitszeiterfassung für alle Involvierten geklärt sind. Dazu muss es die gesetzlichen Bestimmungen verstehen und gesetzlich nicht geregelte Bereiche mit einem Arbeitszeitreglement klarstellen. Dann muss es diese Rahmenbedingungen in einem benutzerfreundlichen Instrument – durch handschriftliche Aufzeichnungen, mittels Standardsoftware, spezialisierter Software o.a. – abbilden. Letztlich sollte sich ein Unternehmen im Klaren sein, welche Informationen es aus den Daten der Arbeitszeiterfassung gewinnen möchte, um diesem gesetzlich verlangten Administrationsakt einen möglichst grossen Mehrwert abzugewinnen.
 
Dank der breiten Erfahrung in der Implementierung von Abacus Produkten kann PwC den Kunden individuell und rechtskonform beraten und Softwarelösungen gemeinsam mit diesem einführen. Eine Nutzerschulung und der kontinuierliche Support runden die Dienstleistungspakete ab.

 
Brigitte Zulauf, Leiterin Treuhand, PwC Schweiz



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